会议经常被认为是对我们“真正的”工作的烦人干扰。然而，一个运行良好的会议可能会产生相反的效果。一次伟大的会议应该产生成果协作-参与者之间的对话和社区意识，澄清-新的有用信息，以及身心愉快-在会议结束后，为继续项目注入新的活力。按照下面的提示学习如何召开一流的会议。
定义会议
- 确定会议的目的:在会议开始时，先说“本次会议的目的是为了……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的是……本次会议的目的。”会议室中的每个人都可能是因为其他一些承诺而参加会议。目的的宣布可以帮助每个人‘到达’会议。
- 确定会议的范围：您是为了设计整个实验并将任务分配给实验室同事，还是为了讨论您希望追求的潜在新研究方向？未定义的范围可能会导致长时间的会议，讨论尚未确定的细节。找出进入下一阶段需要完成的工作，然后休会。
确定会议的基调：对你的会议主题表现出热情!如果你看起来很无聊或沮丧，其他人也会这样。即使你们开会是为了讨论一些困难的事情，也要对解决方案的前景感到兴奋。在会议结束时，一定要感谢每个人的参与，并为接下来的步骤提供鼓励(参见下面的“行动项目”)。
确定会议的基调：让合适的人进入房间
没有什么比坐着开会而不知道自己为什么在那里更令人沮丧的经历了。充分利用每个人的时间，考虑你需要的会议级别。
- 项目会议：您不必包括可能受项目影响的每个人。取而代之的是，邀请专家来讨论手头的话题。邀请每个受影响团队中的一名“大使”作为会议代表，然后将会议结果传达给其他团队成员。这里有一个项目会议模板.
- 团队会议：对于固定的团队会议，为每个人提供议程部分，让他们在工作中添加一两句话。将此纳入议事日程，确保每个人都有机会发言，而较少发言的团队成员的声音仍能被听到。这是一个团队会议模板.
- 一对一交流:经理应该定期与员工进行检查。每周或每月15-30分钟通常足以让双方保持一致。管理者会了解员工的工作量，当前项目的进展情况，并提供反馈。员工应该询问项目的意见，并让经理知道是否需要任何额外的资源。
- 所有公司会议：随着组织的增长，小组会议的长度也会增加。确保它们易于管理。在Addgene，团队可以在书面议程中添加尽可能多的分数，但每个人只能大声说出一个分数。这使得我们的全体公司会议简短、内容丰富、愉快。
- 电子邮件:有时候，对的遇见根本就是没有遇见。如果不需要讨论，你只需要给每个人一个提醒(例如，通知人们协议更新了)，就发邮件吧。
3 A-议程、行动项目和责任
- 议程:提前一天分发会议的谈话要点。这让每个人都有机会回顾议程，并添加任何遗漏的内容。在会议期间，记录议程上的要点。在Addgene，我们喜欢在屏幕上用谷歌文档.
- 行动项目：在离开会议之前，回顾一下你的笔记，找出行动项目。将它们放在议程顶部的单独部分，并使用小组成员的首字母进行分配。如果合适的话，在会议结束后发邮件给大家。
- 问责：在下次会议上，先检查一下上次会议的行动项目。使用一些积极的同伴压力来确保每个人都完成了分配的任务，以保持项目的进展。
善用时间
开会是为了谈话，不是为了阅读:在会议之前发送相关文件，如审查提案或项目计划。在Addgene，我们喜欢发送谷歌文件，人们可以在其中发表评论。在会议上，我们只关注人们有问题或建议的部分，而不是一起阅读整件事。
开会是为了谈话，不是为了阅读:- 你实际需要多长时间?就像液体一样，会议往往会填满容器的形状。考虑你是否真的需要一个小时来达到会议的目的（见“定义范围”），或者你可以把它降低到三十分钟。
- 保持运动：如果你习惯于深入细节，让同事帮你对工作负责。记住，许多更深入的讨论可以在“线下”与一两个相关人员进行。
- 你们多久见面一次?使用试错法来确定会议的最佳频率-每日、每周、每月或每季度？我的团队过去每月开会一次，但我们发现我们的会议花费了近两个小时，我们感觉失去了联系。通过每周开会，我们将时间缩短到一小时或更少，并能够就彼此的公关提供更及时的反馈项目。对于所有的公司会议，每月一次仍然是最好的。找出每种会议类型适合你的方式（见上文）。
我们在上文中提供了一些在Addgene工作得很好的技巧，但会议从来都不是一刀切的。请随意使用不同的策略，找出适合您的组织的方法。征求同事的反馈意见。当您参加运行良好的会议时，请记下哪些方法工作得很好，并向会议负责人征求一些技巧。在很长一段时间，你将自己主持协作、信息丰富、充满活力的会议。
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