可转移技能指南:时间管理

由泰勒福特

泰勒福特2017年12月5日

时间管理包括平衡优先级、计划和管理拖延症

一个最近的博士调查发现很多研究人员觉得自己缺乏正规的各种培训可转移的技能．在Addgene，我们已经着手填补这一空白，一方面强调研究人员在实验室工作期间确实学习了许多可转移的技能，另一方面为你可能需要帮助的领域提供建议。今天在我们的可转移的技能指导《科学家的时间管理》。

当我过去做哺乳动物细胞培养的时候，我经常会对朋友邀请我去吃饭的回答说，“我几分钟后就到，我只是需要分裂一些细胞。”不可避免的是，这项任务的时间会比我想象的要长，我可能会来不及见面，最后我要花更多的时间在实验室里。

显然，我没有最好的时间管理技能，但我从本科研究癌症细胞株的时候学到了很多。当我在研究生院开始规划自己的实验时，我不得不将我的时间分配在实验室工作和实践我的SciComm技能之间，我必须与他人协调各种项目。因此，我被迫学习各种方法来管理我的时间。作为一个忙碌的研究者，你可能已经开始想出自己的时间管理技巧，但如果你发现自己需要一些想法，我希望这篇文章对你有用。

经过一些研究和思考我自己的过程，我把时间管理分为三个概念部分:优先级，规划,拖延症．

通过优先排序来管理时间

每次你开始一项任务时，你都在积极地进行优先排序。在我上面的轶事中，我优先考虑分裂细胞而不是和朋友见面，但当我意识到这一点时，已经太晚了。我没有花足够的时间去思考这些可能性以及如何优先考虑它们。

当你决定一天、一个月、甚至一年要完成什么任务时，你应该考虑一下两个主要的事情：

任务有多有用(它的效用)
你要花多少时间才能完成这项任务

在选择真正要做的任务时，你应该偏向那些最实用的任务;也就是那些对实现你的目标最有用的事情。然而，你应该有一个很好的混合有用的任务，可以快速完成和事情将需要更长的时间。完成快速而有用的任务会很快给你带来成就感，而较长的任务会在以后给你带来更大的回报。

不要害怕完成一些快速但一般有用的任务，而把时间花在长期和高度有用的任务上。快速的成就可能会让你充满活力。

例如，假设你在实验室里做一个多日的实验。你有两种方法来进行实验。第一种方法，完成整个实验需要3天，但你必须每天都花时间做实验。第二种方法，你需要5天的时间来完成实验，但你每天只花一半的时间。每天的另一半时间你可以用来完成一些小任务(比如……准备质粒送至Addgene）．根据我以上的建议，你可能应该采取第二种选择。即使整个实验失败了，你每天还是会取得一些小成就，这些小成就会让你保持满足，并给你精力去完成可能需要做的额外工作。

在大多数情况下，我会推荐上述实验的第二种选择，但同样重要的是不要让自己背负太多任务。如果你经常在不同的项目之间切换，你可能无法在任何一个项目上取得任何合理的进展。这就是为什么，正如我将在下面的计划部分中讨论的那样，提前为特定的任务分配特定的时间，并评估这些时间对以后的任务是否足够重要。如果没有，那么下次你一定要为这个任务分配更多的时间。

最后，在划分优先级时，你应该始终意识到截止日期，并考虑它们对你任务的效用意味着什么。在我关于细胞分裂的轶事中，我可能会和朋友们吃点东西，然后再回到实验室进行细胞分裂。和朋友一起吃饭有一个迫在眉睫的期限——即使是最好的朋友也会在某个时候饿怒。另一方面，我的细胞可以等。这两项任务都有一些实用价值，但我因为先分裂细胞而失去了和朋友一起吃饭的所有实用价值(乐趣)。

通过计划来管理时间

我如果我计划得当，可能根本不会陷入我的细胞分裂问题。在我的本科时代，我对我的实验有一个大致的目标，但没有花足够的时间去思考何时或多长时间才能实现这些目标。我现在有太多的项目不能这么做了。

谈论“计划”很容易，但实际上以一种有效的方式去做是相当困难的。根据我的经验，计划有三个组成部分:

为不同的任务划分时间的一种机制。我使用谷歌日历为此，试着给自己灵活性，不要把太多的活动安排得太近。
监控任务的进展。为此，我总是确保对任务或项目的端点有明确的目标指标如果可能的话)，在一项任务的开始，我会概述完成这些目标所需要的活动。实际上，这意味着我用Word或谷歌文档在我学习的过程中，我可以评论并做笔记。我最近也开始吸毒了Trello管理大型多人项目。
每日灵活的待办事项清单。因为我知道自己的目标是什么(比如监控任务进度)，我也知道自己已经根据任务的轻重缓急安排好了一天中的时间，所以我非常清楚自己在每一周中要做的具体事情。知道了这一点，我在每天开始的时候手写待办事项清单来提醒自己需要完成的具体活动。一整天中，我一完成就划掉项目，或者有需要就增加项目。

为什么我要写下来?对我来说，用身体划掉一些东西更有内在的吸引力(只是感觉很好)，当我把它们写下来时，我能更好地记住它们。有些人还发现在一天结束时写下他们的待办事项清单很有用，这样他们就可以直接进入第二天的任务。如果你的工作在一天开始的时候被一千个方向拉着，在前一天晚上写下你要做的事情会帮助你保持专注。

待办事项清单。举一个真实世界的例子，假设我在一天中安排了一些时间来写一篇博客文章，编辑其他的博客文章，并联系pi来访问一所大学。我的待办事项清单可能看起来像右边的图片(如果你看不懂我那糟糕的笔迹，请抄下面):

阅读新张实验室纸
找到与论文中类似的质粒
问玛丽克．关于她在报纸上的想法
写文章的初稿
联系一下贝丝，看看面试进行得怎么样了
仔细阅读蕾拉的帖子
阅读苏珊娜的帖子
上传Eric的帖子并最终阅读
浏览以前的存款人名单波士顿大学
联系Gilmore博士直接问他是否认识有兴趣见面的人
尽可能多地发送电子邮件

虽然完成其中任何一件事都不会标志着他们所参与的更广泛的项目的结束，但完成它们会给我一些成就感。我会根据我为每个项目预留的时间以及每项项目的用处来优先处理这些项目。例如，如果我没有准备好明天发表的博客草稿，我最好在做其他事情之前上传Eric的那篇文章。

防止拖延

即使你已经完成了世界上所有的优先顺序和计划，拖延症也很容易阻止你在任务上取得进展。例如，即使我已经计划好了我的一天，我缺乏去组织培养的欲望可能会阻止我在一天的晚些时候分裂细胞。我发现有几件事对避免这种拖延很有用:

排除干扰:可能最简单的方法就是在你安排其他活动的时候把手机放在包里，设置为“请勿打扰”。这也是为什么我大部分的写作和编辑都是手工完成的——互联网和它的诱惑太让人分心了。(顺便提一句，我推荐这本书，”无聊和辉煌，这样你就会发现，每隔一段时间，你就会有更多奇妙的理由让自己远离干扰。)
重新定义任务，突出你喜欢的地方。比如，虽然我可能觉得细胞分裂很无聊，但在组织培养室里呆着也让我有时间听我的最喜欢的播客．
〇开始吧《哈佛商业评论》上一篇关于拖延症的文章建议测试一下你有多少时间可以完成一项特别烦人的任务，然后每天拿出这些时间来做。一旦你克服了活化能障碍，取得任何进展，任务可能会变得容易得多。为你的一天制定一个正式的计划会让事情变得更容易——如果你知道你在下午6点有晚餐计划，你最好早点开始，以便在下午6点之前完成所有需要做的事情。